Bijna elk bedrijf waar we binnenkomen heeft er een. Een spreadsheet waar de echte administratie in zit, meestal beheerd door één persoon, meestal met kleuren die alleen die persoon begrijpt. Er wordt schaapachtig naar gewezen als we ernaar vragen.

Dat is nergens voor nodig. Die spreadsheet is het bewijs dat iemand een probleem heeft opgelost zonder op iemand anders te wachten. Dat is precies het gedrag dat je wil hebben.

Waar het wel misgaat

Het wordt een probleem op het moment dat er meer dan één versie van bestaat. Iemand mailt hem door, iemand anders vult aan, en twee weken later weet niemand meer welke klopt. Daar komen de fouten vandaan, niet uit Excel zelf.

Het tweede probleem is dat de kennis in één hoofd zit. Gaat die persoon met vakantie, dan staat het proces stil. Vertrekt die persoon, dan is het weg. We hebben klanten geholpen die na een vertrek weken bezig waren om te reconstrueren hoe hun eigen prijsafspraken in elkaar zaten.

Het derde is dat een spreadsheet niets tegenhoudt. Eén verkeerde sortering, één formule die per ongeluk een rij opschuift, en je merkt het pas als de klant belt.

Wat wij ermee doen

Het eerste dat we doen is de spreadsheet lezen. Niet om hem te vervangen, maar omdat er meer proceskennis in zit dan in welk document dan ook. De uitzonderingen staan erin. De werkelijke volgorde van stappen staat erin. Vaak zit er zelfs een tabblad in met wat er ooit misging.

Daarna bouwen we software om dat proces heen, met dezelfde vrijheid en zonder de risico's:

  • Eén plek waar het klopt, met rechten per persoon.
  • Een historie: wie heeft wat wanneer aangepast.
  • Controles op de plekken waar het eerder misging.
  • Exporteren naar Excel blijft gewoon kunnen, want voor analyses is het nog steeds het beste gereedschap dat er is.

Wanneer je het gewoon moet laten staan

Soms is het antwoord dat je die spreadsheet moet houden. Als er één iemand mee werkt, als het proces elk kwartaal verandert en als er geen geld mee gemoeid is: laat staan. Software eromheen bouwen kost dan meer dan het oplevert, en dat zeggen we ook.

De vuistregel die wij hanteren: zodra er twee mensen tegelijk in willen, of zodra een fout geld kost, is het tijd. Daarvoor niet.