Dit werk past niet in een pakket.
Een stichting die honderden gezinnen begeleidt, een koepel met duizenden leden, een fonds dat verantwoording aflegt aan gemeenten en ministeries: dat zijn geen administraties maar volgsystemen. Wie zit in welk traject, wie heeft welke stap gehad, wat is er afgesproken en wat moet er nog gebeuren.
Voor dat soort organisaties bouwen wij software. Volledig op maat waar het moet, gekoppeld aan wat er al staat, en met de privacy en de verantwoording erin gebouwd in plaats van eraan geplakt.
Verantwoorden kost wat je aan mensen wilde besteden.
Een maatschappelijke organisatie die groeit krijgt er niet alleen deelnemers bij, maar ook financiers. En elke financier wil zijn eigen cijfers, in zijn eigen indeling, over zijn eigen periode. Gemeente, ministerie en fonds vragen alle drie iets anders over hetzelfde werk.
Zolang dat niet meeloopt met het dagelijkse werk, wordt het achteraf verzameld. Dat kost precies de uren die bedoeld waren voor de mensen om wie het gaat, en het gebeurt in de maanden dat het toch al druk is. Bij een organisatie die honderden gezinnen begeleidt loopt dat op tot een fulltimebaan aan verantwoording.
Het geld is toegekend aan het programma, niet aan de administratie eromheen.
En er staat meer op het spel dan tijd. Financiers kijken bij verlenging naar hoe je je werk verantwoordt, en een accountant of toezichthouder wil kunnen zien wie welke gegevens mocht inzien. Als dat in spreadsheets en mailboxen zit, is dat niet aan te tonen. Bij een organisatie die van subsidie tot subsidie leeft, is dat een risico dat verder gaat dan een vervelende week.
Daar komt bij dat standaardpakketten uitgaan van één vast model. Zodra je twee programma's hebt met andere fases en andere voorwaarden, ontstaan er omwegen die alleen de bedenker nog begrijpt. Wij bouwen het volgsysteem daarom rond jouw programma's, en laten de verantwoording meelopen met het werk in plaats van erna.
Wat we voor deze organisaties bouwen.
Van een volgsysteem voor een meerjarig programma tot het portaal waarin een deelnemer zijn eigen zaken regelt. Meestal een eigen platform, omdat dit werk zich niet in een pakket laat duwen.
-
Volgsysteem voor deelnemers
Wie zit in welk traject, welke stap is gezet, wie is de begeleider en wat staat er open. Met een tijdlijn per deelnemer, zodat een collega een dossier overneemt zonder eerst een uur te moeten bellen.
-
Programma's met eigen fases
Elk programma zijn eigen stappen, formulieren en termijnen, zonder dat er een nieuw systeem voor nodig is. Start je volgend jaar een traject met andere voorwaarden, dan zet je dat erin in plaats van ernaast.
-
Rapportage aan financiers
De cijfers die een gemeente, een ministerie of een fonds vraagt, opgebouwd uit wat er tijdens het werk al is vastgelegd. Per programma, per periode en per post, met een uitdraai in plaats van een reconstructie.
-
Portalen voor alle betrokkenen
Een deelnemer die zijn afspraken ziet, een partner die zijn deel bijwerkt, een begeleider die op locatie rapporteert. Iedereen in dezelfde bron, met alleen wat hij mag zien.
-
Leden, donateurs en contributie
Voor koepels en verenigingen: lidmaatschappen met gezinnen, staffels en soorten, automatische incasso en zelfservice. Ook bij tienduizenden leden en een ledenbestand dat elk jaar verandert.
-
Rechten, logging en bewaartermijnen
Per rol vastgelegd wie wat mag zien, met een logboek van wie wat wanneer heeft ingezien en gegevens die vanzelf verdwijnen zodra de termijn om is. Niet als bijlage, maar als onderdeel van het systeem.
Vier dingen die we bij stichtingen zien.
Commerciële software gaat uit van klanten en leveranciers. Een maatschappelijke organisatie heeft deelnemers, trajecten, begeleiders, financiers en partners, en dat past zelden in een pakket zonder een reeks omwegen.
-
Het volgsysteem is een verzameling bestanden
Deelnemers in het ene systeem, trajecten in het tweede, afspraken in de mail en de voortgang in een spreadsheet die iemand bijhoudt. Op de vraag hoeveel mensen er dit jaar zijn uitgestroomd, is het antwoord een middag werk in plaats van een scherm.
-
Elk programma heeft eigen regels
Een traject uit een subsidieronde van 2023 loopt anders dan dat van vorig jaar, met andere fases, andere formulieren en een andere verantwoording. Standaardsoftware dwingt je in één model en dan gaat de rest naast het systeem leven.
-
Verantwoorden kost programmatijd
Gemeenten, ministeries en fondsen willen elk hun eigen cijfers, per programma en per post. Wat niet meeloopt met het werk moet achteraf worden verzameld, en die uren gaan af van waar je organisatie voor bestaat.
-
Te veel mensen zien te veel
Bij een organisatie met begeleiders, vrijwilligers en partners hoort niet iedereen alles te zien. Meestal is dat geregeld in vertrouwen, en pas bij een audit of een incident blijkt dat het nergens vastligt.
Hoe we bij een stichting beginnen.
Met de mensen die het werk doen, niet met het bestuur alleen. Wat een begeleider elke dag invult bepaalt of een volgsysteem gaat werken.
-
Eén traject volgen
We lopen één deelnemer van aanmelding tot afronding door en schrijven op waar iets dubbel wordt vastgelegd of blijft liggen. Daar staat meteen wat het systeem moet kunnen, en vooral wat niet.
-
Eén programma eerst live
Niet de hele organisatie in één keer, maar één programma met echte deelnemers. Binnen een paar maanden in gebruik, zodat je merkt of het klopt voordat de rest volgt.
-
Uitbreiden en overdraagbaar houden
Daarna de andere programma's, de rapportages en de portalen. Alles staat op naam van de stichting, met documentatie die een volgend bestuur of een andere partij ook begrijpt.
Waar het bij een stichting op aansluit.
De boekhouding, de bank en de bestaande pakketten blijven staan. Wij bouwen het volgsysteem eromheen en halen op wat er al is.
Werkt jouw organisatie met een subsidiesysteem of een ledenpakket dat op zich prima werkt? Dan vervangen we dat niet, maar vullen we aan wat het net niet doet.
- Salesforce Nonprofit Veel gebruikt bij grotere fondsen; wij bouwen ernaast, niet erin.
- Microsoft Dynamics 365 Deelnemers en relaties synchroniseren via de standaard API.
- iWmo / iJw Berichtenverkeer met gemeenten volgens de landelijke standaard.
- VECOZO / GGK De route waarlangs dat berichtenverkeer bij de gemeente aankomt.
- AFAS Uren en salarissen van begeleiders erbij halen.
- Exact Online Contributies en subsidies per project wegboeken.
- Twinfield Kostenplaatsen per programma laten meelopen.
- e-Boekhouden Licht pakket, prima voor kleinere organisaties.
- SEPA-incasso Machtigingen, incassoruns en storneringen afhandelen.
- Mollie / iDEAL Donaties en inschrijvingen meteen laten afrekenen.
- Microsoft 365 Inloggen met het account dat je al hebt.
- Power BI Cijfers voor het bestuur uit dezelfde bron.
- Tweefactor-inlog Verplicht zodra er dossiers achter zitten.
- ANBI-publicatie De verplichte gegevens vanzelf actueel houden.
Werk je met een ander pakket?
Noem het even. Bij ledenpakketten en subsidiesystemen kijken we eerst of we eraan kunnen koppelen, want vervangen is voor een stichting zelden de goedkoopste route.
Vragen uit deze hoek.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die zelf zulke systemen bouwt.
Plan een gesprekBestaat hier geen pakket voor?
Voor ledenadministratie en boekhouding wel, en dan raden we dat gewoon aan. Voor een volgsysteem met eigen programma's, fases en verantwoording bijna niet: die pakketten gaan uit van één vast model, en zodra je twee programma's met andere regels hebt begin je aan omwegen die niemand meer overziet.
Wij hebben te maken met een aanbesteding. Kunnen jullie daaraan meedoen?
Ja, en we zeggen ook wanneer we ergens niet aan voldoen. Verwerkersovereenkomst, Nederlandse servers, rechten en logging hebben we op orde. Vraagt een aanbesteding om een specifieke certificering die wij niet hebben, dan hoor je dat voordat je er tijd in steekt.
Waar staan de gegevens van onze deelnemers?
Op onze eigen servers in Rotterdam, met een uitwijklocatie in Nederland, onder Nederlands recht. Niet bij een Amerikaanse aanbieder. Bewaartermijnen leggen we per soort gegeven vast, zodat er niets blijft staan wat weg had gemoeten.
Wat kost zo'n volgsysteem?
Een eerste werkende versie voor één programma ligt meestal tussen de veertig- en tachtigduizend euro, afhankelijk van hoeveel rollen en koppelingen erin zitten. We beginnen bewust klein, zodat je na een paar maanden weet wat je koopt voordat je de rest bestelt.
Wat als onze subsidie stopt?
Dan stopt het bouwen en blijft het draaien. Alles staat op jullie naam en het beheer is een aparte, opzegbare afspraak. Wij hebben liever een organisatie die later terugkomt dan een die vastzit aan een contract dat niet meer past.