Twee systemen die eindelijk met elkaar praten.
Orders die uit de webshop komen en met de hand in het ERP worden getikt. Voorraad die nooit klopt. Een boekhouding die pas aan het eind van de maand weet wat er verkocht is. Zolang je systemen los van elkaar staan, is er altijd iemand die het gat dichtloopt.
Wij bouwen de koppeling ertussen. Ook als een van de twee kanten geen fatsoenlijke API heeft, en ook als het systeem uit 2011 komt.
Wat het je nu elke week kost.
Bedrijven draaien op tientallen applicaties waarvan nog geen derde met elkaar praat. Dat gat vullen mensen op, elke dag opnieuw, en niemand zet het ooit op een rekening.
-
Iemand typt het over
Elke order, elke adreswijziging, elke factuur gaat er aan de ene kant uit en aan de andere kant weer in. Reken op een paar uur per week per persoon, en op typefouten die je pas ziet als een klant belt over een verkeerd adres of een verkeerd aantal.
-
Niemand weet wat de voorraad is
De webshop zegt iets anders dan het magazijn en het ERP zegt weer wat anders. Dus verkoop je iets wat er niet is en moet je bellen, of houd je voorraad achter die gewoon op de plank ligt. Allebei kost het geld en allebei merkt de klant het.
-
De cijfers lopen achter
Wat er verkocht en gefactureerd is weet je pas als iemand de export heeft gedraaid en in Excel heeft gezet. Je stuurt dus op cijfers van vorige week, terwijl de beslissing over vandaag gaat.
-
Het pakket wil niet
Je leverancier heeft geen koppeling voor wat jij wil, of vraagt er een jaarlijkse licentie voor die hoger is dan de kosten om hem één keer te laten bouwen. En dan mag je hem daarna nog steeds niet aanpassen.
De systemen die we aan elkaar knopen.
Meestal zit er aan één kant iets moderns en aan de andere kant iets dat er al twintig jaar staat. Allebei prima. We werken met de koppelingen die de leverancier aanbiedt, en is die er niet dan bouwen we onze eigen ingang.
-
ERP en boekhouding
Exact, AFAS, Twinfield, SAP, Odoo. Orders gaan erin, facturen komen eruit en de betaalstatus loopt terug. Niemand hoeft er nog tussen te zitten om iets over te nemen.
-
Webshops en marktplaatsen
Shopify, WooCommerce, Magento, bol en Amazon. Voorraad en prijzen gaan één kant op, orders en retouren de andere. Verkoop je op meerdere kanalen, dan telt de voorraad over alles heen mee.
-
Magazijn en logistiek
WMS, vervoerders, pakbonnen en track-and-trace. Zendingen worden aangemeld, labels komen terug en je klant krijgt automatisch bericht. Ga je de grens over, dan gaan de douanedocumenten mee.
-
CRM en marketing
Klantgegevens die op één plek kloppen in plaats van drie lijsten die elk iets anders beweren. Een adreswijziging hoef je nog maar één keer door te geven, en een afmelding geldt overal.
-
Machines en meters
Productielijnen, sensoren, omvormers en meterkasten. Wat er op de vloer of op het dak gebeurt komt binnen in het systeem waar je toch al kijkt, in plaats van in een apart programma van de leverancier.
-
Systemen zonder API
Dan lezen we uit wat er wel is: rechtstreeks op de database, een map waar exports in landen, of een bestand dat het systeem elke nacht wegschrijft. Minder elegant dan een echte API, maar voor jou is het verschil alleen dat het werkt.
Hoe we een koppeling bouwen.
Ruim acht van de tien koppelprojecten levert niet wat er beloofd was. Bijna altijd omdat de oude kant onderschat is of omdat er nooit met echte gegevens is getest.
Plan een gesprek-
We volgen één order
Van bestelling tot factuur, met de hand, langs alle systemen. Zo zie je precies waar iets wordt overgetypt en welke velden er onderweg bijkomen of verdwijnen.
-
Eén richting, met echte gegevens
We beginnen met de stroom die het meeste werk scheelt en testen die met jouw eigen data, niet met een keurig voorbeeldbestand. Daar komen de uitzonderingen boven water.
-
Naast het handwerk
De koppeling draait een tijdje mee terwijl mensen het nog steeds zelf doen. Komen de aantallen overeen, dan gaat het handwerk eruit. Zo niet, dan is er niets kapot.
-
We kijken mee
Elke koppeling die wij bouwen meldt zichzelf als er iets misgaat. Mislukte berichten blijven staan en gaan opnieuw de deur uit, en wij krijgen bericht voordat jij het merkt.
Een koppeling gaat een keer stuk.
Dat is geen zwartkijken. Een leverancier verandert zijn API, een sleutel verloopt, iemand vult een veld in dat er nooit in zat. De vraag is niet of het gebeurt, maar of je het merkt voordat je klant het merkt.
Daarom bouwen we er standaard omheen: een logboek dat je zelf kunt lezen, berichten die het opnieuw proberen, en een melding bij ons als iets blijft hangen. Dat zit in het beheer, daar sturen we geen aparte rekening voor.
Koppelingen die dagelijks draaien.
Systemen die uit zichzelf niet met elkaar praatten, en dat nu wel doen.
Alle cases-
De vernieuwde site met een configurator waarin klanten hun eigen pakket samenstellen en meteen bestellen.
Bestellingen die binnenkomen zoals de klant ze zelf heeft samengesteld, klaar om te verwerken.
-
De app en de API waarmee een SOS binnen seconden bij vrijwilligers in de buurt ligt.
Een SOS die binnen seconden op de telefoon staat van vrijwilligers een paar straten verderop.
-
De app die hun magazijnsysteem en Shopify aan elkaar knoopt, te installeren vanuit de App Store.
Voorraad die in het magazijn afgaat en op hetzelfde moment in de webshop klopt.
Supersnel geholpen en meteen begrepen wat de bedoeling was. Ik weet wie ik de volgende keer weer ga bellen.
Vragen over koppelen.
Staat je vraag er niet bij, stel hem gerust. Je krijgt iemand die zulke koppelingen zelf bouwt.
Stel je vraagOns systeem heeft geen API. Kan het dan wel?
Bijna altijd. Dan zoeken we een andere ingang: rechtstreeks op de database, een map waar exports in landen, of een bestand dat het systeem elke nacht wegschrijft. Het is minder mooi dan een echte API, maar voor jou is het verschil alleen dat het werkt.
Wat kost een koppeling?
Een rechttoe rechtaan koppeling tussen twee systemen die allebei een nette API hebben is een kwestie van weken. Zit er een oud systeem bij, of moeten er veel uitzonderingen in, dan loopt het op. Na het eerste gesprek hoor je een bedrag per stroom, zodat je kunt beginnen met de koppeling die het meeste oplevert.
Hoe lang duurt het?
De eerste werkende stroom staat meestal binnen twee tot vier weken. Een compleet traject met meerdere richtingen en systemen loopt eerder richting twee tot drie maanden. Je hoeft niet te wachten tot alles klaar is voordat het eerste stuk werk uit handen gaat.
Wat als onze leverancier zijn API verandert?
Dan krijgen wij daar bericht van, want de koppeling meldt zichzelf zodra er iets niet meer klopt. Kleine wijzigingen vangen we op binnen het beheer. Gooit een leverancier zijn hele API om, dan is dat een aparte klus en zeggen we vooraf wat het kost.
Draait het bij jullie of bij ons?
Wat jij wil. Meestal draait de koppeling op onze servers in Nederland, want dan houden we hem in de gaten. Wil je hem in je eigen omgeving, dan zetten we hem daar neer en leggen we vast hoe je hem beheert.
Wat gebeurt er met gegevens die niet doorkomen?
Die blijven staan in plaats van dat ze verdwijnen. Een mislukt bericht wordt automatisch opnieuw geprobeerd, en blijft het hangen dan zie jij het in het logboek staan en krijgen wij een melding. Niets valt stilletjes op de grond.
Kunnen jullie ook koppelen met iets dat wij zelf gebouwd hebben?
Ja, en dat is vaak makkelijker dan een gesloten pakket. We lezen jullie code, of we bouwen er een API bovenop zodat je hem later ook aan andere dingen kunt hangen.
Wie is de eigenaar van de koppeling?
Jij. De code, de sleutels en de servers staan op jouw naam. Ga je later met een andere partij verder, dan draag je het over zonder dat er iets bij ons achterblijft.