Als je webshop groeit, groeit het handwerk mee.
Een webshop opzetten is tegenwoordig makkelijk. Hem draaiende houden bij duizend orders per dag, over drie verkoopkanalen, met een voorraad die op alle plekken tegelijk moet kloppen, is dat niet.
Wij bouwen wat er achter de winkel gebeurt: de koppelingen met je voorraad en je magazijn, de regels rond prijzen en retouren, en de schermen waarmee je klantenservice een vraag in één keer afhandelt.
De piek legt bloot wat je de rest van het jaar wegpoetst.
Een webshop die groeit koopt onderweg oplossingen: een koppeling hier, een tool daar, een marktplaats erbij omdat het kan. Elk stuk werkt op zichzelf. Samen vormen ze een keten waarvan niemand meer precies weet waar de voorraad vandaan komt.
Op een gewone dag merk je dat niet. Op de drukste dag van het jaar wel: dan loopt de koppeling achter, verkoop je twee keer hetzelfde laatste stuk en zit er iemand tot tien uur 's avonds orders door te zetten. Bij marktplaatsen kost dat niet alleen een klant maar ook je verkooprecht.
Op een gewone dinsdag valt niemand op dat de voorraad niet klopt.
Ondertussen groeit het aantal tools ongemerkt door. Elke afdeling koopt wat ze nodig heeft, elk stuk heeft een abonnement en een koppeling, en niemand houdt bij wat er nog echt gebruikt wordt. Bij de meeste shops die wij overnemen staan er drie systemen aan die niemand meer opent, en betaalt de eigenaar er nog elke maand voor.
Wat wij bouwen is zelden een nieuwe shop. Het is de laag eronder: één plek waar de voorraad echt staat, koppelingen die het melden als ze afhaken, en een proces dat de piek aankan zonder extra handen. Daarna is de rest van het jaar ook rustiger.
Wat we voor webshops bouwen.
Zelden een nieuwe shop: die heb je al en die werkt meestal prima. Wel alles wat eromheen nog met de hand of met plakband gaat.
-
Voorraad over alle kanalen
Eén plek waar de werkelijke voorraad staat, die shop, marktplaatsen en magazijn in seconden bijwerkt. Met reserveringen, zodat twee kanalen niet tegelijk hetzelfde laatste stuk verkopen.
-
Productinformatie op één plek
Teksten, specificaties, foto's en varianten in één beheerscherm, dat per kanaal levert wat dat kanaal wil. Een prijs of een tekst wijzig je nog maar één keer.
-
Orderafhandeling en magazijn
Pickbonnen, scannen, verzendlabels en track-and-trace, afgestemd op hoe jouw magazijn loopt. Ook als je met meerdere vervoerders of een fulfilmentpartij werkt.
-
Retouren die zichzelf bijhouden
Een portaal waar de klant zijn retour aanmeldt, een scherm waarin het magazijn hem afhandelt en cijfers waarin je ziet welk artikel structureel terugkomt en waarom.
-
B2B naast je B2C
Zakelijke klanten met eigen prijzen, staffels en betaaltermijnen, in dezelfde shop of in een apart portaal. Inclusief bestellijsten en herhaalorders, want die klant bestelt elke maand hetzelfde.
-
Koppeling met je boekhouding
Orders, facturen, creditnota's en betalingen die vanzelf de goede kant op lopen. Geen exportbestand meer dat iemand op vrijdag klaarzet, en een sluitende maandafsluiting.
Vier dingen die we in e-commerce vaak horen.
Het gaat zelden mis in de webshop zelf. Het gaat mis in de ruimte tussen de shop, de voorraad en het magazijn, en dat merk je pas op de drukste dag van het jaar.
-
De voorraad klopt net niet
Op de shop staan er zeven, in het magazijn liggen er vier en op de marktplaats verkoop je er ondertussen nog twee. Elke keer dat je een order moet annuleren kost dat een klant, en bij sommige platforms ook je verkooprecht.
-
Productinformatie op vier plekken
Teksten in de shop, specificaties in Excel, foto's in een map en weer andere velden voor de marktplaatsen. Eén prijswijziging betekent vier keer dezelfde handeling, en na een maand weet niemand meer welke lijst de juiste is.
-
Piekdagen zijn handwerkdagen
Rond Black Friday en de feestdagen wordt alles wat normaal net loopt ineens een probleem. Er zit iemand tot tien uur 's avonds bestellingen door te zetten omdat de koppeling het aantal niet trekt.
-
Retouren zijn een zwart gat
Wat er terugkomt, waarom, en of het weer verkoopbaar is: dat staat in mailtjes en in het hoofd van de klantenservice. Ondertussen weet je niet welk product structureel terugkomt en welke leverancier dat kost.
Hoe we bij een webshop beginnen.
Met de drukste dag van het jaar als maatstaf. Wat op zo'n dag stukloopt, is precies wat je het eerst moet oplossen.
-
Kijken waar het knelt
We lopen een dag mee bij klantenservice en magazijn en tellen waar de handmatige stappen zitten. Meestal blijkt één koppeling verantwoordelijk voor de helft van het gedoe.
-
Dat stuk eerst bouwen
Vaak de voorraad of de orderstroom naar het magazijn. Binnen enkele weken live, met een terugvaloptie, zodat je nooit zonder zit als er iets tegenvalt.
-
Uitbreiden voor het seizoen
De rest bouwen we in korte rondes, met een stop ruim voor jouw piek. Vlak voor Black Friday raken wij niets meer aan, tenzij je er zelf om vraagt.
Waar je webshop op aansluit.
Je shop, je boekhouding en je magazijn blijven staan. Wij bouwen de laag ertussen, of vervangen een koppeling die het niet meer trekt.
De meeste problemen die we zien komen niet door een verkeerd pakket maar door koppelingen die stiekem afhaken zonder dat iemand het merkt. Daar bouwen we altijd meldingen op.
- Shopify Plus Voorraad en orders in beide richtingen, via de API.
- Adobe Commerce Zware catalogi en B2B-prijzen zonder de shop te vertragen.
- Shopware Veel gebruikt bij Duitse en Nederlandse merken met eigen logica.
- Lightspeed Kassa en webshop op dezelfde voorraad laten draaien.
- WooCommerce Rechtstreeks op de database of via een eigen plug-in.
- ChannelEngine Één koppeling naar tientallen marktplaatsen tegelijk.
- Bol.com Aanbod, voorraad en levertijden binnen hun spelregels.
- Amazon Verzendbeloften bewaken, want te laat kost je je account.
- Akeneo Productinformatie centraal houden in plaats van per kanaal.
- Sendcloud Labels en retouren over meerdere vervoerders heen.
- Picqer / Monta Het magazijnproces gescheiden houden van je shop.
- Mollie / Adyen Betalingen, terugbetalingen en storneringen terugkoppelen.
- Exact Online Facturen en betalingen automatisch inboeken.
- PostNL / DHL Labels aanmaken en track-and-trace terugmelden.
Werk je met een ander platform?
Grote kans dat we het kennen of er al aan gekoppeld hebben. Bel even met je shop, je boekhouding en je magazijn op een rijtje, dan zeggen we wat er los kan en wat vast zit.
Vragen uit deze sector.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die zelf koppelingen bouwt.
Plan een gesprekMoeten we van Shopify of WooCommerce af?
Meestal niet. Die pakketten zijn goed in wat ze doen: een winkel tonen en een order aannemen. Ze zijn zwak in alles wat daarna komt. Wij bouwen dat erachter, zodat je het platform kunt houden waar je team al mee werkt.
Onze koppeling valt steeds uit. Kunnen jullie hem overnemen?
Ja, dat is een groot deel van ons werk. We kijken eerst wat er gebeurt en of het te repareren is; soms is de oorzaak een limiet bij de leverancier en niet de koppeling zelf. Is hij niet te redden, dan bouwen we hem opnieuw met meldingen erop.
Kunnen jullie ook op een piekdag bereikbaar zijn?
Ja, daar maken we vooraf afspraken over. Rond de feestdagen draaien we dienst met kortere reactietijden en houden we capaciteit vrij. Dat leggen we vast, zodat je niet hoeft te hopen dat iemand opneemt.
Wij verkopen ook op Bol en Amazon. Is dat lastiger?
Technisch niet, maar hun regels zijn streng: te laat leveren of te vaak annuleren kost je geld of je account. Daarom bouwen we bij marktplaatsen altijd een buffer in de voorraad en een melding zodra iets dreigt mis te gaan.
Wat kost dit ongeveer?
Eén stevige koppeling begint meestal rond de tien à twintigduizend euro. Een eigen voorraad- of orderlaag ligt daarboven. In het eerste gesprek zeggen we in welke hoek jouw vraag valt en wat we eerst zouden doen.