Werk dat niemand mist zodra het weg is.
Facturen die met de hand worden ingeklopt. Een lijst die elke maandag uit het ene systeem wordt geëxporteerd en in het andere geplakt. Een rapportage die iemand op vrijdagmiddag in elkaar zet. Het staat nergens op een rekening, maar het kost je elke week uren.
Wij halen dat werk eruit. Niet door er een robot voor te zetten die knopjes indrukt, maar door de systemen zelf te laten doen wat iemand nu handmatig doet.
Waar de uren ongemerkt naartoe gaan.
Het zijn zelden grote klussen. Het zijn kleine handelingen die honderden keren per maand terugkomen en die daarom niemand meer opvalt.
-
Facturen inboeken
Eén tot vier minuten per factuur, en dat is als er niets bijzonders aan de hand is. Bij een paar honderd per maand zit daar een halve werkweek in. Krijg je ze in twintig verschillende opmaakvormen binnen, dan loopt het verder op.
-
Overtypen tussen systemen
Iemand haalt gegevens uit het ene scherm en tikt ze in het andere. Niet omdat het moet, maar omdat de twee systemen nooit aan elkaar geknoopt zijn en er ooit iemand mee begonnen is.
-
De rapportage van vrijdagmiddag
Exporteren, plakken, formules bijwerken, doorsturen. Elke week hetzelfde, en als die persoon op vakantie is, is er geen rapportage.
-
Mailboxen uitpluizen
Bestellingen, aanvragen en pakbonnen die als bijlage binnenkomen en die iemand openmaakt om ze ergens anders in te voeren. Ook in het weekend, want anders is de maandag niet te doen.
Een robot die knopjes indrukt is een pleister.
Je kunt software een mens laten nadoen: schermen openen, velden invullen, op verzenden klikken. Dat werkt, tot iemand een knop verplaatst. Wij kiezen daarom bijna altijd voor de weg eronder.
-
Wat wij liever doen
De systemen rechtstreeks met elkaar laten praten, onder de schermen door. Er hoeft dan niets meer geopend of ingevuld te worden, het gaat honderd keer sneller en het breekt niet als er een menu verschuift of een knop een andere naam krijgt. Ook draait het 's nachts gewoon door, zonder dat er een computer aan moet blijven staan.
-
Waar een klikrobot op stukloopt
Hij doet precies wat hem geleerd is, ook als het scherm verandert. Dan klikt hij vrolijk verder, vult het verkeerde veld en meldt niets. Meestal kom je daar weken later achter, als de aantallen niet meer kloppen. Dat is duurder dan het handwerk dat je wilde besparen.
-
Wanneer een pleister wel mag
Soms heeft een systeem echt geen enkele ingang: geen koppeling, geen database waar je bij kunt, geen export. Wordt het over een jaar toch vervangen, dan bouwen we die tussenoplossing gewoon. We zetten er alleen bij dat het tijdelijk is en wat het kost om het later goed te doen, in plaats van het te verkopen als de eindsituatie.
-
Wat we niet doen
Een licentie aansmeren voor een platform waar je elk jaar opnieuw voor betaalt, terwijl er één keer bouwen onder zit. Over drie jaar gerekend is dat bijna altijd duurder, en je zit vast aan een leverancier voor iets dat van jou had moeten zijn. Wij bouwen het liever één keer, op jouw naam.
Hoe we het eruit halen.
Goed automatiseren scheelt volgens de Kamer van Koophandel twintig tot veertig procent van de tijd die aan routinetaken opgaat. Dat haal je alleen als je eerst meet en daarna pas bouwt.
Plan een gesprek-
Tellen hoe vaak en hoe lang
We gaan langs bij de mensen die het doen en zetten er getallen bij: hoe vaak per week, hoeveel minuten per keer, hoe vaak gaat het mis. Dan zie je meteen welke handeling het meeste oplevert en welke je beter kunt laten.
-
Eén taak eruit
We beginnen met de handeling die het hoogste scoort en meten wat het daadwerkelijk scheelt. Levert het minder op dan gedacht, dan heb je maar een paar weken uitgegeven en weten we het.
-
Naast het handwerk laten meelopen
Een tijdje doet de software het en doet de mens het ook nog. Komen de uitkomsten overeen, dan gaat het handwerk eruit. Zo niet, dan is er niets misgegaan behalve onze aanname.
-
De volgende erbij
Automatisering wordt zelden in één klap af. Elke paar weken valt er weer een handeling weg, en na een half jaar is de vrijdagmiddagrapportage iets waar niemand meer aan denkt.
Werk dat we hebben weggehaald.
Handelingen die nu vanzelf gaan, bij bedrijven waar iemand ze eerst elke week deed.
Alle cases-
De vernieuwde site met een configurator waarin klanten hun eigen pakket samenstellen en meteen bestellen.
Bestellingen die binnenkomen zoals de klant ze zelf heeft samengesteld, klaar om te verwerken.
-
De app en de API waarmee een SOS binnen seconden bij vrijwilligers in de buurt ligt.
Een SOS die binnen seconden op de telefoon staat van vrijwilligers een paar straten verderop.
-
De app die hun magazijnsysteem en Shopify aan elkaar knoopt, te installeren vanuit de App Store.
Voorraad die in het magazijn afgaat en op hetzelfde moment in de webshop klopt.
Supersnel geholpen en meteen begrepen wat de bedoeling was. Ik weet wie ik de volgende keer weer ga bellen.
Vragen over automatiseren.
Staat je vraag er niet bij, stel hem gerust. Je krijgt iemand die zulke trajecten zelf draait.
Stel je vraagVerliezen mensen hierdoor hun werk?
In de praktijk zien we dat zelden. Wat verdwijnt is het saaiste deel van iemands dag: overtypen, exporteren, plakken. Wat overblijft is het werk waar diegene voor is aangenomen. Bij bedrijven die groeien betekent het meestal dat er geen extra kracht bij hoeft.
Wat kost het?
Een eerste automatisering op bestaande systemen is bij de meeste bedrijven een traject van een paar weken. Wat het precies wordt hangt af van hoeveel systemen erbij betrokken zijn. We rekenen vooraf uit wat de handeling je nu per jaar kost, zodat je kunt zien of het de moeite waard is.
Hoe snel heb ik het terugverdiend?
Bij handelingen die dagelijks terugkomen is dat vaak binnen het jaar. We rekenen het vooraf voor met jouw eigen aantallen: keer per week, minuten per keer, uurtarief. Komt daar geen fatsoenlijk getal uit, dan raden we het af.
Moet ons systeem hiervoor vervangen worden?
Nee. In de meeste gevallen laten we staan wat er staat en bouwen we ernaast. Blijkt onderweg dat het systeem zelf het probleem is, dan zeggen we dat, maar we gebruiken het niet als aanleiding om een heel nieuw traject te verkopen.
Wat als het misgaat, merken we dat dan?
Ja. Alles wat wij automatiseren houdt bij wat het heeft gedaan en meldt zichzelf als er iets niet lukt. Een factuur die niet verwerkt kan worden blijft staan met de reden erbij, in plaats van dat hij verdwijnt en je er over een maand achter komt.
Kunnen jullie ook met AI documenten uitlezen?
Dat kan, en voor facturen in twintig verschillende opmaakvormen is het vaak de enige werkbare route. We zetten het alleen in waar het echt beter werkt dan een vaste regel, en we bouwen er een controle omheen. Een bedrag dat er raar uitziet komt bij een mens terecht in plaats van in de boekhouding.
Hoe lang duurt het voordat er iets werkt?
De eerste handeling loopt meestal binnen vier tot zes weken mee in de praktijk. Dat is bewust kort: je wil weten of het oplevert wat we hebben voorgerekend voordat je er meer in stopt.
Van wie is wat jullie bouwen?
Van jou. Geen maandelijkse licentie voor een robot die je huurt, maar code die op jouw naam staat en die je mee kunt nemen. Wat wij daarna doen is beheren, niet verhuren.