De bon van dinsdag hoort niet vrijdag binnen.
In de bouw en installatie zit het werk buiten en de administratie binnen. Papieren werkbonnen raken kwijt, zijn onleesbaar of komen pas aan het eind van de week op kantoor. Meerwerk dat niemand heeft opgeschreven, factureer je nooit meer.
Wij bouwen apps en systemen die op de bouwplaats werken, ook zonder bereik, en die de administratie vullen op het moment dat het werk gedaan wordt in plaats van drie dagen later.
Wat niet is opgeschreven, factureer je nooit meer.
Bouw en installatie draaien op vertrouwen tussen mensen die elkaar al jaren kennen. Er wordt op locatie iets extra's gedaan, even afgestemd met de uitvoerder, en iedereen gaat door met zijn werk. Dat gaat honderd keer goed en één keer niet.
Bij de eindafrekening staat het dan woord tegen woord, en zonder bon met handtekening verlies je dat gesprek. Hetzelfde geldt voor de uren: als die achteraf geschat worden, weet je pas bij de nacalculatie of een project geld heeft opgeleverd. Bij projecten van een paar ton is dat het verschil tussen een goed en een slecht jaar.
Het meerwerk was mondeling afgesproken met iemand die er nu niet meer werkt.
Daar bovenop komt de krapte. Er is geen ploeg bij te zetten en de mensen die er zijn, wil je niet kwijt aan administratie. Elk formulier dat een monteur op zijn eigen tijd moet invullen kost je uiteindelijk twee keer: één keer aan uren en één keer aan humeur.
De oplossing zit niet in strenger vastleggen maar in makkelijker vastleggen. Een monteur met vieze handen en een klant die staat te wachten gaat geen formulier van drie schermen invullen. Daarom bouwen wij apps die offline werken, alles voorinvullen wat we al weten en waar de klant ter plekke tekent.
Wat we voor de bouw bouwen.
Meestal een app voor buiten en een scherm voor binnen, met daartussen een koppeling naar de administratie die je al hebt.
-
Werkbonapp die offline werkt
Uren, materiaal, foto's en een handtekening van de klant op het scherm, ook in een kelder of op een terrein zonder bereik. Zodra er verbinding is gaat alles vanzelf naar kantoor, zonder dubbele of halve bonnen.
-
Meerwerk ter plekke vastleggen
Foto, korte omschrijving en een handtekening van wie er opdracht voor gaf. Daarmee heb je bij de eindafrekening geen discussie meer over wat er is afgesproken en door wie.
-
Planning voor buitendienst
Wie is waar, wat is er nog niet af en wat schuift er als er een spoedklus tussenkomt. De monteur ziet zijn dag op zijn telefoon, inclusief adres, contactpersoon en wat er vorige keer is gedaan.
-
Projectdossier per klus
Tekeningen, keuringen, opleverfoto's en certificaten bij elkaar. Bij een klacht of een garantiegeval haal je het er in een minuut uit, in plaats van de map van drie jaar geleden te zoeken.
-
Materiaal en magazijn
Wat is er meegenomen, wat is verwerkt en wat moet er besteld worden. Scannen in de bus of in het magazijn, zodat de bestelling niet pas ontstaat als iemand voor een lege stelling staat.
-
Portaal voor opdrachtgevers
Een woningcorporatie of vve ziet de status van zijn opdrachten, de opleverfoto's en de facturen. Dat scheelt jouw kantoor de wekelijkse ronde met statusupdates per mail.
Vier dingen die we in de bouw vaak horen.
Het gaat zelden om onwil. Het gaat om een monteur met vieze handen, een telefoon in zijn zak en een klant die staat te wachten.
-
Werkbonnen op papier
Ze raken kwijt, ze zijn niet te lezen of ze komen pas vrijdag mee terug. Ondertussen kan de administratie niet factureren en weet niemand op kantoor of de klus af is.
-
Meerwerk verdwijnt
Er wordt op locatie iets extra's gedaan, mondeling afgesproken met de opzichter en nergens vastgelegd. Bij de eindafrekening staat het woord tegen woord, en meestal trekt de aannemer aan het kortste eind.
-
Uren kloppen niet
Wat er op de urenbriefjes staat is een schatting achteraf. Daardoor weet je pas bij de nacalculatie of een project geld heeft opgeleverd, en dan is het te laat om er iets aan te doen.
-
Iedereen belt de planner
Monteurs bellen voor het adres, klanten bellen voor de tijd en de leverancier belt over materiaal. De planner is de hele dag telefoniste in plaats van planner.
Hoe we bij een installatiebedrijf beginnen.
In de bus. Een dag meerijden met een monteur zegt meer dan tien overleggen over een app die hij moet gaan gebruiken.
-
Een dag mee op de bus
We kijken hoe een klus echt loopt: wat er wordt opgeschreven, wat er wordt onthouden en waar het misgaat. Meestal blijkt dat de app veel minder moet kunnen dan vooraf bedacht.
-
Beginnen met de bon
De werkbon is bijna altijd het eerste stuk. Een paar weken bouwen, dan één ploeg laten proefdraaien en pas daarna de rest, want draagvlak bij de monteurs bepaalt of het werkt.
-
Daarna kantoor bijwerken
Planning, dossier en de koppeling naar de administratie volgen daarna. In korte rondes, zodat het bouwseizoen niet stilligt voor een softwareproject.
Waar het op de bouwplaats op aansluit.
De uren en de facturen blijven waar ze horen: in je boekhouding of je bouwpakket. Wij vullen wat er buiten gebeurt en sturen dat de goede kant op.
Bij veel bouwbedrijven staat er al iets: een urenpakket, een calculatiesysteem, een planning in Excel. We kijken eerst wat blijft en bouwen alleen wat mist.
- AFAS Uren en werkbonnen de administratie in.
- Exact Facturen maken zodra de bon binnen is.
- Syntess Veel gebruikt in de installatie; koppelen via de database.
- Bouw7 Projecten en calculaties laten staan waar ze staan.
- Ibis-Trad Calculaties ophalen zodat de begroting en de uitvoering kloppen.
- 12Build Aanbestedingen en offertes van onderaannemers erbij halen.
- Autodesk BIM 360 Tekeningen en revisies bij de juiste klus laten landen.
- IFC-bestanden De open standaard, zodat je niet aan één tekenpakket vastzit.
- Planon Onderhoudsopdrachten van corporaties en beheerders binnenhalen.
- 2BA Artikelen en prijzen van de installatiebranche ophalen.
- Simplicate Planning en uren aanvullen met wat er buiten gebeurt.
- Peppol E-facturen naar corporaties en gemeenten.
- Digitale handtekening Klant tekent op het scherm, bon meteen de deur uit.
- Scanners Materiaal uit de bus of het magazijn afboeken.
Werk je met een ander pakket?
Zeg welke, dan kijken we of we eraan kunnen koppelen. Bij bouw- en installatiepakketten lukt dat meestal via de database of een export, ook als de leverancier er niet happig op is.
Vragen uit deze sector.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die met monteurs heeft meegereden.
Plan een gesprekEr zijn al werkbonapps te koop. Waarom maatwerk?
Als een bestaande app past, neem die. Dat is goedkoper en morgen beschikbaar. Maatwerk wordt pas interessant als je eigen proces afwijkt, als je hem moet koppelen aan een systeem dat niet meewerkt, of als je met drie pakketten naast elkaar zit die elkaar niet kennen.
Onze monteurs zijn niet van de computer. Gaan ze dit gebruiken?
Als het sneller is dan papier wel. Daarom houden we het aantal schermen klein, maken we de knoppen groot genoeg voor werkhandschoenen en vullen we alles voor wat we al weten. Wat een monteur zelf moet invullen is meestal minder dan tien tikken.
Werkt het echt zonder bereik?
Ja. Alles wordt op het toestel bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is. Dat is het lastigste deel van zo'n app en precies waar goedkope oplossingen misgaan: bonnen die dubbel binnenkomen of stilletjes verdwijnen.
Kan de klant ter plekke tekenen?
Ja, met een handtekening op het scherm en direct een bon per mail. Voor de meeste geschillen over meerwerk is dat het verschil tussen wel of niet kunnen factureren.
Wat kost zo'n app ongeveer?
Een werkbonapp met koppeling naar je administratie begint meestal rond de twintigduizend euro. Wat dat waard is, hangt af van hoeveel bonnen er nu blijven liggen; bij twintig monteurs is dat vaak binnen een jaar terugverdiend.