Je verkoopt uren. Dan moeten ze kloppen.
In de zakelijke dienstverlening zit je omzet in tijd en in dossiers. Toch worden uren nog vaak op vrijdagmiddag uit het hoofd ingevuld, en zit de kennis over een klant verspreid over mailboxen, mappen en de herinnering van degene die er destijds bij was.
Wij bouwen de systemen die dat vastleggen op het moment zelf: uren, dossiers, facturatie en een portaal waarin je klant zijn stukken zelf terugvindt.
Je kostbaarste bezit schrijf je op vrijdagmiddag op.
Een kantoor verkoopt tijd en kennis. Toch is precies dat het slechtst vastgelegde onderdeel van het bedrijf. De uren worden achteraf ingevuld, het dossier zit verspreid over mailboxen en de kennis over een klant leeft in het hoofd van degene die er destijds bij zat.
Zolang het team klein is gaat dat goed. Groeit het naar dertig, veertig mensen, dan wordt elk van die gewoontes een risico. Iemand valt uit en een dossier ligt stil. Een factuur klopt niet en de discussie kost meer dan de regel waard was. Het onderhanden werk is pas na de maandafsluiting bekend, en dan kun je er niets meer aan sturen.
Wat je op vrijdag reconstrueert, is altijd minder dan wat je hebt gewerkt.
Er zit ook een risico in dat je pas ziet als het misgaat. Bij de meeste kantoren zijn er een paar mensen die alles van hun klanten weten en die kennis nergens hebben opgeschreven. Vertrekt zo iemand, dan vertrekt het dossier half mee. Dat is geen softwareprobleem tot het moment dat het er een is.
Wat wij bouwen legt dat vast op het moment zelf, in plaats van achteraf. Niet omdat registreren leuk is, maar omdat het bij dienstverlening rechtstreeks je omzet is.
Wat we voor kantoren bouwen.
Vaak een schil om de pakketten die je al hebt, soms een eigen platform als jouw dienst zich niet in standaardsoftware laat vangen.
-
Urenregistratie die niemand haat
Schrijven vanuit je agenda, je taken of je mail, in een paar tikken en op de dag zelf. Met een signaal als er een gat in je week zit, want dat gat is meestal geld.
-
Dossier op één plek
Documenten, afspraken, contactmomenten en versies bij de klant of de zaak waar ze bij horen. Ook doorzoekbaar, zodat een collega een dossier in tien minuten overneemt in plaats van in een dag.
-
Facturatie met jouw regels
Vaste prijzen, uurtarieven, staffels, abonnementen en die ene klant met een eigen afspraak. Voorstel automatisch klaargezet, jij kijkt er nog naar en dan gaat het weg.
-
Klantportaal met documenten
Je klant tekent, uploadt en volgt de status zelf, met veilige toegang tot alleen zijn eigen stukken. Dat scheelt de mailwisseling waar bijlagen in rondzwerven.
-
Werkstroom voor je dienst
Aanvraag, controle, akkoord en oplevering in vaste stappen, met wie er aan de beurt is en wat er blijft liggen. Vooral waardevol als er wettelijke termijnen aan hangen.
-
Stuurcijfers die kloppen
Bezetting, declarabiliteit, onderhanden werk en marge per klant of dienst. Op de dag zelf, in plaats van in een kwartaalrapport waar je niets meer aan kunt bijsturen.
Vier dingen die we op kantoren vaak horen.
Bijna elk kantoor heeft een pakket voor uren en een pakket voor facturen. Het gedoe zit ertussen, en in alles wat jouw kantoor net anders doet dan de rest.
-
Uren komen achteraf
Op vrijdag wordt de week gereconstrueerd. Dat kost tijd, het klopt niet precies en het levert bijna altijd minder declarabele uren op dan er echt gemaakt zijn.
-
Het dossier zit in mailboxen
Afspraken, versies en beslissingen staan verspreid over persoonlijke mail en gedeelde mappen. Valt iemand uit, dan kost het een dag om een collega bij te praten over een dossier.
-
Factureren is een maandelijkse dag
Uren verzamelen, controleren, uitzonderingen toepassen en dan pas versturen. Elke maand dezelfde dag kwijt, en elke maand dezelfde discussie over een regel die er niet op had moeten staan.
-
Klanten vragen naar de stand
Waar staan we, wat is er al gedaan, wat is er nog nodig. Beantwoordbaar, maar het kost telkens iemand een kwartier die het uit drie plekken bij elkaar zoekt.
Hoe we bij een dienstverlener beginnen.
Met een maand meekijken op papier. Wat er in vier weken misgaat, gaat er ook in het systeem mis.
-
Eén maand doorlopen
Van opdracht tot factuur: welke stappen zitten erin, wie doet wat en waar blijft het liggen. Daar komt bijna altijd één stap uit die de rest ophoudt.
-
Dat stuk eerst bouwen
Meestal de uren of de facturatie, omdat daar de directe winst zit. Binnen enkele weken in gebruik bij één team, zodat je merkt of het klopt.
-
Daarna het dossier
Als de basis loopt, breiden we uit naar dossier, portaal en stuurcijfers. In korte rondes, want in een kantoor verandert het werk sneller dan een jaarplan.
Waar jouw kantoor op aansluit.
Je boekhouding, je mail en je agenda blijven staan. Wij bouwen de laag die ze aan elkaar knoopt en het stuk waar geen pakket voor bestaat.
Bij dienstverleners is het vaakst gevraagde maatwerk niet een nieuw systeem, maar één scherm waarin eindelijk alles bij elkaar staat.
- Unit4 Veel gebruikt bij grotere dienstverleners; koppelen via hun API.
- AFAS Uren, verlof en salarissen bij elkaar houden.
- Exact Online Facturen aanmaken uit goedgekeurde uren.
- Twinfield Onderhanden werk per project laten meelopen.
- Simplicate Bestaande projecten en uren laten staan waar ze staan.
- Gripp Aanvullen wat het pakket net niet doet.
- Salesforce Relatiebeheer laten staan, het werkproces ernaast bouwen.
- Microsoft 365 Inloggen, agenda en documenten uit één account.
- Google Workspace Zelfde verhaal, andere kant van het gangpad.
- DocuSign Digitaal laten tekenen zonder de mail in te gaan.
- Zivver Vertrouwelijke stukken versturen zonder los wachtwoord.
- Peppol E-facturen naar opdrachtgevers die dat eisen.
- Mollie Betaallink bij de factuur, dat scheelt herinneringen.
- Power BI Stuurcijfers uit dezelfde bron als je facturen.
Gebruik je iets anders?
Meestal geen probleem. De vraag is niet welk pakket je hebt maar of het zijn gegevens loslaat. Bel even, dan zoeken we dat samen uit voordat je ergens aan begint.
Vragen uit deze hoek.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die zelf bouwt.
Plan een gesprekEr zijn genoeg urenpakketten. Waarom maatwerk?
Voor uren alleen zelden. Maatwerk wordt interessant zodra je dienst een eigen werkstroom heeft, je facturatieregels niet in een pakket passen of je met vier systemen werkt die elkaar tegenspreken. Past een pakket, dan raden we dat gewoon aan.
Kunnen jullie onze bestaande gegevens overnemen?
Ja. Dossiers, klanten en historie halen we over, met een opschoonronde vooraf. Wat er niet in hoort laten we staan; oude rommel meeverhuizen maakt een nieuw systeem meteen weer onbetrouwbaar.
Hoe zit het met vertrouwelijkheid?
De gegevens staan op onze eigen servers in Nederland, we tekenen een geheimhoudings- en verwerkersovereenkomst, en toegang is per rol vastgelegd en herleidbaar. Werk je met een beroepsgeheim, dan leggen we de rechten strakker vast dan gebruikelijk.
Wat kost het en hoe lang duurt het?
Een eerste werkend stuk staat meestal binnen zes tot tien weken. Een uren- of facturatiestuk begint rond de vijftien- tot dertigduizend euro; een volledig platform ligt hoger. Wat het bij jou wordt, zeggen we in het eerste gesprek.
Wij zijn met acht man. Is dat niet te klein?
Nee. Bij kleinere kantoren zit de winst vaak het scherpst, omdat één slecht lopende stap direct een groot deel van de week raakt. Wel houden we de opdracht dan bewust klein, zodat het zich binnen een jaar terugverdient.