Laat je klanten zelf bestellen.
In de groothandel gaat het zelden om één prijs. Er zijn klantafspraken, staffels, actieprijzen en een enkele afnemer die al twintig jaar iets anders betaalt omdat dat ooit zo is afgesproken.
Wij bouwen bestelportalen en koppelingen waarin die afspraken gewoon kloppen, zodat je binnendienst niet meer de hele dag orders zit over te typen uit mail en telefoon.
Je prijsafspraken zijn je grootste bezit en je grootste risico.
In de groothandel zit de waarde niet in het assortiment maar in de afspraken eromheen. Wie welke prijs krijgt, vanaf welke staffel, met welke actie en welke uitzondering. Dat is jarenlang opgebouwd en het is precies de reden dat klanten blijven.
Het probleem is waar die afspraken staan. Een deel past in het ERP, de rest zit in een spreadsheet die één iemand bijhoudt. Valt die persoon uit, dan weet niemand meer waarom klant 4412 een ander tarief heeft. Ondertussen typt de binnendienst orders over uit mail en telefoon, en komt een fout in een artikelnummer pas aan het licht als de verkeerde pallet op de kade staat.
De prijslijst die ertoe doet staat in een spreadsheet die niemand durft aan te raken.
Tegelijk verschuift de macht naar je grootste afnemers. Die willen elektronisch bestellen en factureren, in hun formaat en met hun voorwaarden, en zetten je desnoods op een leverancierslijst waar je vanaf valt als je het niet aankunt. Wat vroeger een gunst was, is nu een voorwaarde om mee te mogen doen.
Grote afnemers versnellen dat: die willen EDI, e-facturatie en een portaal, of ze gaan naar een concurrent die het wel heeft. Wij bouwen dat bovenop het ERP dat je al hebt, zodat je afspraken één keer vastliggen en overal hetzelfde uitpakken.
Wat we voor groothandels bouwen.
Bijna altijd bovenop het ERP dat je al hebt. Dat blijft de bron; wij bouwen wat je klanten en je binnendienst ervan te zien krijgen.
-
Bestelportaal met eigen prijzen
Elke klant ziet zijn eigen assortiment, zijn eigen prijzen en zijn eigen staffels. Met bestellijsten, herhaalorders en de mogelijkheid om een pakbon of factuur zelf terug te zoeken.
-
Prijsafspraken die kloppen
Alle regels op één plek: klantprijzen, staffels, acties en uitzonderingen, met een scherm waarin je ziet welke regel bij een order gewonnen heeft. Geen spreadsheet meer die naast het systeem leeft.
-
Artikelinformatie centraal
Eén beheeromgeving voor omschrijvingen, foto's, specificaties en leveranciersbestanden, die per kanaal aanlevert wat dat kanaal nodig heeft. Nieuwe leveranciersfeeds komen er automatisch in.
-
EDI en e-facturatie
Edifact, Peppol of het eigen formaat van je grootste afnemer. Met validatie vooraf en een scherm waarin je precies ziet welk bericht is binnengekomen, verwerkt of afgekeurd.
-
Voorraad en besteladvies
Wat er ligt, wat er onderweg is en wat je zou moeten bestellen op basis van jouw omloopsnelheid. Zichtbaar voor inkoop, in plaats van in een rapport dat één keer per maand wordt gedraaid.
-
Buitendienst op de tablet
Je vertegenwoordiger ziet bij de klant de historie, de afspraken en de openstaande posten, en zet ter plekke de order in. Ook zonder bereik, want dat is op een bedrijventerrein geen zeldzaamheid.
Vier dingen die we in de groothandel horen.
Het pakket kan meestal meer dan je denkt. Het probleem zit in wat er níét in past: de afspraak, de uitzondering en de klant die het net anders wil.
-
Orders komen binnen als tekst
Per mail, per telefoon en soms per app. Iemand typt ze over in het ERP, en een fout in een artikelnummer kom je pas tegen als de verkeerde pallet op de kade staat.
-
Prijzen zitten in afspraken
Klantprijzen, staffels, jaarafspraken en acties door elkaar heen. In het pakket past een deel, de rest staat in een spreadsheet die één iemand bijhoudt en die niemand anders durft aan te raken.
-
Artikelgegevens zijn een rommeltje
Omschrijvingen, afbeeldingen en specificaties komen van leveranciers in tien verschillende formaten. Voor je webshop of portaal moet iemand ze elke keer opnieuw fatsoeneren.
-
De klant vraagt om EDI
Grote afnemers willen elektronisch bestellen en factureren, in hun formaat en met hun regels. Zeg je nee, dan raak je de klant kwijt; zeg je ja, dan hangt er een half jaar aan koppelwerk aan.
Hoe we bij een groothandel beginnen.
Met de binnendienst, niet met de directie. Daar zie je binnen een uur waar de tijd blijft.
-
Een ochtend bij de orderinvoer
We tellen hoeveel orders er binnenkomen, hoe ze binnenkomen en hoeveel tijd er in overtypen en navragen gaat. Dat getal bepaalt of een portaal zichzelf terugverdient.
-
Portaal voor je grootste klanten
Beginnen bij de tien afnemers die samen het meeste werk opleveren. Werkt het daar, dan zet je de rest er in je eigen tempo op.
-
Daarna de rest van de keten
EDI, artikelinformatie of besteladvies, in korte rondes. Jij bepaalt per ronde wat er aan de beurt is en of het genoeg oplevert om door te gaan.
Waar het in de groothandel op aansluit.
Je ERP blijft de baas over voorraad, prijzen en facturen. Wij zorgen dat wat wij bouwen daar netjes op aansluit en niets dubbel bijhoudt.
Werk je met een pakket dat weinig openstelt, dan is er meestal alsnog een weg: een database, een nachtelijke export of een oude webservice die nooit is uitgezet.
- SAP S/4HANA Er een portaal voor bouwen zonder in SAP te werken.
- Microsoft Dynamics 365 Artikelen, klanten en prijzen synchroniseren.
- Infor M3 Veel gebruikt bij grotere distributeurs; koppelen via webservices.
- AFAS Klantprijzen en staffels live ophalen.
- Exact Globe Oud maar wijdverbreid; koppelen via de database.
- King ERP Voorraad en besteladvies uit je bestaande pakket.
- Sana Commerce Zit al op je ERP; wij vullen aan wat het niet doet.
- GS1 DAS Artikelgegevens ophalen zoals de retail ze aanlevert.
- 2BA De datapool van de installatiebranche, inclusief prijsafspraken.
- EZ-base Artikelgegevens ophalen in plaats van overtypen.
- ICEcat Productteksten en foto's automatisch verrijken.
- Edifact Het formaat dat je grootste afnemers nog steeds gebruiken.
- Peppol E-facturatie richting overheid en grootbedrijf.
- Picqer Het magazijnproces los van je ERP houden.
Staat jouw ERP er niet tussen?
Dat zegt weinig. We hebben op meer pakketten gekoppeld dan hier passen, en bij oudere systemen is de database vaak de weg. Bel met de naam en de versie, dan hoor je waar we op uitkomen.
Vragen uit deze sector.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die zelf koppelingen bouwt.
Plan een gesprekWaarom niet gewoon een standaard B2B-webshop?
Als je assortiment en je prijzen eenvoudig zijn, is dat vaak de betere keuze en zeggen we dat ook. Maatwerk wordt interessant zodra je prijsstructuur, je staffels of je bestelregels niet in het standaardmodel passen; dan bouw je anders eindeloos aan omwegen.
Halen jullie de prijzen live uit ons ERP?
Meestal wel, met een korte cache zodat een portaal snel blijft ook als het ERP het druk heeft. Kan je pakket dat niet aan, dan halen we de prijzen periodiek op en zorgen we dat je ziet wanneer ze voor het laatst zijn bijgewerkt.
Onze klanten zijn niet digitaal. Gaan ze een portaal wel gebruiken?
Vaker dan verwacht, mits het simpeler is dan bellen. Wat helpt: bestellijsten uit de vorige order, zoeken op hun eigen artikelnummers en een bestelling kunnen plaatsen buiten kantooruren. We zetten de telefoon nooit uit; het portaal is een extra weg.
Wat kost een EDI-koppeling?
Een eerste koppeling ligt meestal tussen de tien- en vijfentwintigduizend euro, afhankelijk van hoe strikt de afnemer is. Elke volgende afnemer op hetzelfde formaat is daarna een stuk goedkoper, omdat het zware werk dan al staat.
Kunnen jullie een bestaand portaal overnemen?
Ja. We doen dan eerst een codescan om te zien wat er staat en wat het kost om het over te nemen. Daarna weet je of doorbouwen of opnieuw beginnen verstandiger is, met een prijs bij allebei.