Ritten plannen, niet overtypen.
Transport en logistiek draait op planning, papier en uitzonderingen. Een rit die verandert, een chauffeur die op een parkeerplaats staat te wachten op een document, een klant die belt over een zending die volgens jouw systeem al binnen is.
Wij bouwen de software die daar tussen zit: tussen je TMS en je administratie, tussen kantoor en de cabine, tussen wat er gepland was en wat er echt gebeurde.
Groei zie je het eerst terug op het planbord.
Een transportbedrijf van vijftig wagens draait meestal nog met de systemen van toen het er vijftien waren. Dat werkt, want de planners kennen het klappen van de zweep. Tot je er een opdrachtgever bij krijgt die zijn eigen portaal, zijn eigen bestandsformaat en zijn eigen levertijden meebrengt.
Vanaf dat moment groeit het handwerk harder dan de omzet. Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven in deze sector krijgt inkomende zendingen niet automatisch aan de planning gekoppeld, en 82 procent verwacht dat het huidige TMS binnen vijf jaar tekortschiet. Dat merk je niet aan een storing maar aan een planner die overwerkt en een marge die stilletjes afkalft.
Elke nieuwe opdrachtgever kost een halve planner.
Wat het lastiger maakt is dat het geld al vastzit. Het meeste van wat je aan software uitgeeft gaat op aan draaiend houden wat er staat: licenties, een koppeling die onderhoud vraagt, een leverancier die per aanpassing rekent en op zijn eigen planning werkt. Voor het werk dat daadwerkelijk uren scheelt blijft dan weinig over, en dat verschil loopt elk jaar verder op.
Ondertussen wordt het vak zelf krapper. Er komen minder chauffeurs bij, er stoppen familiebedrijven zonder opvolger en de opdrachtgevers die overblijven stellen hogere eisen. Dat is precies waarom wij eerst kijken waar de uren blijven en pas daarna aan software beginnen: elke uitzondering die je automatiseert is een uur dat je niet meer hoeft in te huren.
Wat we voor transporteurs bouwen.
Geen nieuw TMS: dat heb je al. Wel het stuk eromheen dat je pakket niet doet en dat nu met de hand gaat.
-
Chauffeursapp die offline werkt
Rit, stops, laden en lossen, foto's van schade en een handtekening op het scherm. Onder een viaduct of op een terrein zonder bereik loopt het gewoon door en synchroniseert het zodra er weer verbinding is, zonder dubbele bonnen.
-
Planbord dat bij jou past
Een scherm waarop je ritten sleept, ziet welke wagen waar is en meteen weet wat een wijziging betekent voor de rest van de dag. Gebouwd op jouw manier van plannen, niet op die van een pakket.
-
Klantportaal met eigen zendingen
Je opdrachtgever kijkt zelf waar zijn zending is, downloadt de getekende CMR en meldt nieuwe opdrachten aan. Dat scheelt de telefoon die de hele dag rinkelt met dezelfde vraag.
-
Koppelingen met verladers
EDI, API of dat ene vaste bestandsformaat dat een klant al vijftien jaar gebruikt. Wij bouwen de vertaling ertussen, met een logboek waarin je ziet wat er binnenkwam en wat ermee is gebeurd.
-
Documenten en douane
Vrachtbrieven, exportdocumenten en douaneaangiftes die automatisch gevuld worden met wat er al in het systeem staat. Minder overtypen, en een archief waarin je een document terugvindt zonder een map open te trekken.
-
Ritresultaat per rit
Wachttijd, extra stops, kilometers en toeslagen tegen de opbrengst. Zichtbaar op de dag zelf in plaats van bij de kwartaalcijfers, zodat je een tarief kunt bijstellen voordat het kwartaal om is.
Vier dingen die we in de logistiek vaak horen.
Niet omdat het slecht geregeld is, maar omdat de systemen in deze sector zelden voor elkaar gebouwd zijn. Er zit bijna altijd een mens tussen die het gat dichtloopt.
-
De planner is de koppeling
Orders komen per mail, portaal of EDI binnen en worden met de hand in het TMS gezet. Dat gaat goed tot iemand ziek is of het druk wordt. Meer dan de helft van de bedrijven in deze sector krijgt inkomende zendingen niet automatisch aan de planning gekoppeld, en dat overtypen kost per planner al snel een dag in de week.
-
De chauffeur werkt met papier
CMR's, laadbonnen en handtekeningen komen pas op kantoor terug als de rit klaar is, soms dagen later. Ondertussen kan niemand een klant vertellen of het geleverd is, en gaat de factuur pas de deur uit als de map compleet is.
-
Elke klant wil iets anders
De ene wil een portaal, de andere een dagelijkse export, de derde een EDI-bericht in een eigen formaat. Standaardpakketten regelen er twee van de drie, en voor de rest staat er iemand 's ochtends handmatig bestanden klaar te zetten.
-
Achteraf klopt de marge niet
Wachturen, extra stops, laadmeters en toeslagen komen niet allemaal terug in de facturatie. Pas aan het eind van het kwartaal zie je dat een rit die druk aanvoelde eigenlijk niets opleverde.
Hoe we bij een transportbedrijf beginnen.
Niet met een plan van aanpak, maar met een dag meelopen. Op kantoor bij de planning, en als het kan een rit mee.
-
Een dag op de planning
We zitten naast de planner en kijken wat er binnenkomt, wat er overgetypt wordt en waar het misgaat. Meestal zien we in die dag al twee dingen die je zonder software kunt oplossen.
-
Het kleinste stuk eerst
Vaak is dat de chauffeursapp of één koppeling met je grootste opdrachtgever. Binnen een paar weken in gebruik, zodat je merkt of het klopt voordat we verder bouwen.
-
Daarna pas de rest
Wat het opleverde bepaalt wat er volgt. We werken in korte rondes en jij bepaalt per ronde wat er aan de beurt is. Stoppen kan altijd; alles staat op jouw naam.
Waar het in de logistiek op aansluit.
Je vervangt niets wat werkt. We koppelen aan wat er staat: het TMS, de boekhouding, de boordcomputers en de systemen van je opdrachtgevers.
Staat jouw pakket er niet bij, dan is dat zelden een probleem. Als er een API, een database of zelfs een vaste exportmap is, komen we binnen.
- Portbase De havencommunity van Rotterdam en Amsterdam; containers vooraanmelden en statussen ophalen.
- Cargonaut Hetzelfde principe voor luchtvracht via Schiphol.
- CargoWise Zwaar expeditiepakket; koppelen via hun API of berichtenstroom.
- Transporeon Laad- en lostijden en tenders van grote verladers.
- Descartes Douane- en routeplanning, veel gebruikt bij internationale ladingen.
- Boltrics 3PL Dynamics Op Dynamics gebouwd, dus we komen er via de standaard API binnen.
- Transpas Ritten en orders eruit halen, statussen terugschrijven.
- Qargo Moderne API, dus koppelen gaat hier meestal snel.
- Simacan Actuele ritposities delen met je opdrachtgever.
- nShift Vervoerderskeuze en labels over honderden carriers heen.
- Boordcomputers Kilometers, rijtijden en tanken automatisch binnenhalen.
- EDI (Edifact) Orders van verladers vertalen naar wat jouw TMS verwacht.
- Peppol E-facturen versturen zoals grote opdrachtgevers eisen.
- AFAS / Exact Facturen en uren de administratie in, zonder overtypen.
Staat jouw systeem er niet bij?
Dat is zelden een probleem. Als er een API, een database of zelfs een vaste exportmap is, komen we binnen. Bel even met het pakket in je hand, dan zeggen we binnen tien minuten of het kan.
Vragen uit deze sector.
Staat je vraag er niet bij, bel dan even. Je krijgt iemand die de koppelingen zelf gebouwd heeft.
Plan een gesprekMoeten we ons TMS vervangen?
Bijna nooit. Een TMS vervangen is duur en riskant, en het probleem zit meestal niet in het TMS zelf maar in wat eromheen met de hand gebeurt. We kijken eerst of we dat kunnen oplossen. Levert dat te weinig op, dan zeggen we dat ook.
Werkt de chauffeursapp zonder bereik?
Ja. Alles wat een chauffeur invult wordt op het toestel opgeslagen en gaat pas weg als er weer verbinding is. We bouwen die synchronisatie zo dat een bon nooit dubbel of half aankomt, ook niet als de app tussendoor afsluit.
Onze opdrachtgever wil EDI. Kunnen jullie dat?
Ja, en in de praktijk is dat vaker een oud vast formaat dan een moderne standaard. We bouwen de vertaling naar wat jouw systeem verwacht en zorgen dat je in een scherm ziet wat er binnenkwam, wat is verwerkt en wat is blijven hangen.
Wat kost zoiets ongeveer?
Een chauffeursapp of één koppeling begint meestal rond de vijftien à vijfentwintigduizend euro. Een planbord of portaal ligt daarboven. In het eerste gesprek zeggen we in welke hoek jouw vraag valt en waar de onzekerheid zit.
Wie beheert het daarna?
Wij, als je dat wilt. De partij die het bouwt is ook de partij die opneemt als het 's ochtends om vijf uur niet doet wat het moet. Daar hebben we vaste afspraken voor, met reactietijden die bij een transportbedrijf passen.